La mappatura dei processi è il primo passo per definire chi fa cosa e migliorare l’efficienza dell’azienda. Mappatura dei processi non vuol dire però “fare l’organigramma”. Quello è solo il modo migliore per lavarsi la coscienza, poiché nessuna azienda è così banale da avere un solo flusso decisionale per tutti i suoi processi.

L’organizzazione della tua azienda può essere davvero migliorata facendo in modo che ognuno faccia quello che deve fare. Ma come pensi di riuscirci se le persone non conoscono i loro doveri e le loro responsabilità? Ogni organizzazione, infatti, gestisce numerosi processi e questi sono gestiti secondo ambiti di responsabilità che devono essere ben chiari in modo che ognuno sappia quali sono i suoi compiti e a chi deve fare riferimento nel caso non sia in grado di gestire una determinata situazione. Mappare i processi aziendali serve esattamente a questo.

La mappatura di un processo consente di definire i diversi passaggi nei quali il prodotto o il servizio acquisiscono valore.

Ad ogni elemento del processo corrisponde un doppio passaggio di informazioni. La richiesta di servizio che definisce qual è il risultato atteso e il feedback che informa il richiedente che l’attività è stata effettuata.

L’insieme delle responsabilità relative ai vari elementi dei diversi processi gestiti all’interno dell’organizzazione definisce il ruolo della persona e le condizioni per compiere le attività necessarie in maniera costante e secondo quantità e qualità richieste definiscono le competenze del ruolo.

È evidente come l’analisi delle competenze richieste dal ruolo e di quelle possedute dalla persona incaricata consenta di evidenziare eventuali disallineamenti e scegliere a ragion veduta se intervenire sulla persona (sostituzione, formazione, sostegno), oppure sul ruolo (spostamento di responsabilità, specializzazione, ecc.).

Optimis assiste le aziende clienti nella mappatura dei propri processi attraverso la metodologia delle matrici di polivalenza sviluppate e impiegate a lungo nell’industria manifatturiera. La possibilità di analizzare contemporaneamente più processi segmentati in operazioni elementari, associare queste alle singole posizioni delle risorse coinvolte e creare diverse configurazioni in cui le posizioni sono diversamente associate alle operazioni ci permette di rendere immediatamente visibili pro e contro delle diverse soluzioni organizzative che possono essere adottate.

L’analisi di processo e la mappatura delle risorse in relazione alle capacità di esecuzione delle sue diverse parti deve essere alla base delle politiche formative per assicurare la progressiva specializzazione delle risorse e, contemporaneamente, lo sviluppo della polivalenza per garantire la job rotation e la costruzione di strutture fault tolerant in situazioni di mancanza di personale. La mappatura, inoltre, consente di sorvegliare e garantire la readiness del personale sui processi, ovvero l’effettiva spendibilità delle persone nei compiti a cui sono chiamati a rispondere. Il monitoraggio della readiness consente l’adeguamento delle politiche di prevenzione del rischio, sorveglianza della salute, rispetto delle prescrizioni, formazione obbligatoria e, più in generale, preparazione delle risorse umane alle attività collegate alle varie fasi di processo così come descritte nella loro mappatura. L’analisi di processo ci consente quindi di proporre soluzioni concrete ai problemi organizzativi che i nostri clienti possono incontrare e la nostra esperienza in grandi imprese multinazionali ci ha dimostrato in tante occasioni quali siano gli enormi benefici che queste metodologie possono apportare.

Optimis oggi propone soluzioni di mappatura del processo e efficientamento organizzativo rivolte alla piccola e media impresa che vogliono assicurarsi la ricerca dell’efficienza e il miglior impiego delle proprie risorse umane, a prescindere dal settore dell’attività.

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